Gebruikers
BI specialist
Beheer
Dashboards delen met de juiste mensen
Niet elk dashboard is voor iedereen. Soms wil je een overzicht alleen voor het management, of eerst een klein groepje laten meekijken voordat het breed beschikbaar is. Dat regel je in DataOwn met spaces.
Er zijn twee soorten spaces: inherited en restricted.
Inherited spaces
Een inherited space neemt de toegang over van de map waaronder hij hangt. Iedereen die bij die bovenliggende map mag, ziet automatisch ook alles in deze space. Zet je een space buiten mappen — dus op het hoogste niveau — dan heeft iedereen toegang: alle BI-specialisten én alle viewers.
Dat is handig voor dashboards die echt organisatiebreed bedoeld zijn. Minder handig als je iets wilt afschermen.
Restricted spaces
Een restricted space begint leeg wat betreft rechten: standaard heeft alleen de maker toegang. Van daaruit nodig je zelf andere BI-specialisten en viewers uit.
Gebruik restricted spaces wanneer dashboards voor een beperkte groep zijn. Denk aan een afdeling, een project, of een voorlopige versie die eerst goedgekeurd moet worden.
Mensen toevoegen doe je zo: klik op de drie puntjes achter de space-naam en kies Share.
Tip: zorg dat alle BI-specialisten — en in ieder geval meerdere — toegang hebben tot een space. Zo kan het werk doorlopen als iemand afwezig is, en kun je samenwerken zonder dat dashboards “op slot” zitten bij één persoon.
Dashboards verplaatsen
Een dashboard hoeft niet voor altijd in dezelfde space te blijven. Je kunt het verplaatsen:
- vanuit het Browse-overzicht — via de drie puntjes achter het dashboard, of
- vanuit het dashboard zelf — via de drie puntjes rechtsboven.
Zo kun je bijvoorbeeld eerst in een restricted space laten reviewen, en later naar een bredere space verplaatsen wanneer het klaar is voor iedereen.
Wanneer maak je een space?
Maak een space als je met meerdere BI-specialisten samen wilt werken, of als een beperkt aantal personen een dashboard moet goedkeuren. En maak restricted spaces wanneer je dashboards bewust aan een beperkte groep wilt geven.
Maak verder niet te veel mappen. Een handvol duidelijke spaces werkt beter dan een wirwar van nesten waar niemand meer de weg in vindt.